PROTOKOLL 2020

Svenska Ridtravarföreningen Västra Götaland

Styrelsemöte


(via Messenger)


22 mars 2020

                        

 

 

Närvarande; Anna-Karin Hjälm, Titti Rödbro, Bibbi Tränk, Jasmine Lind, Camilla Nilsson, Agneta Lövgren

 

  1. Mötet öppnas
  2. Mötet har blivit utlyst i laga ordning
  3. Val av ordförande; Sittande
  4. Sekreterare; Bibbi Tränk
  5. Protokolljusterare; Titti Rödbro och Anna-Karin Hjälm
  6. Fastställande av dagordning är ok
  7. Corona – vad gäller? Tävlingarna planeras att genomföras som planerat med vissa restriktioner; Banbygge skall ske dagen innan (TRAB, Hoppning) tills annat meddelas. Endast en medhjälpare/ekipage. Ingen fika säljs inomhus (kan säljas utomhus). Handsprit/tvål på toaletter.
  8. Tävlingsplanering; En Cup i samband med vårens tävlingar anordnas. Ingen domare till utställning och hopp i vår ännu, Annie letar utställningsdomare och Jasmine kontaktar Carolina Johansson (hoppdomare).
  9. Föreslagna och beslutade höjder på vårens Hopptävling; 40 och 50 cm – Stilhoppning, 60 och 70 cm – Idealtid. Till DM i höst har vi Glenn som dömde på DM Hopp förra året.
  10. Startavgifter 2020; 180kr/ start för samtliga tävlingar under våren, undantaget Nationaldagsdressyren som blir 200:-/ekipage då Landvetters anläggning är dyrare än andra anläggningar. Pay-klasserna (ej medlemmar eller med annan ras) betalar 150:- i startavgift (deltar inte i Cupen). Minst 10 starter krävs för att en tävling skall bära sig ekonomiskt.
  11. Excaträning skjuts upp till hösten (Camilla)
  12. Vem gör vad? Klargörande av frågan vem som sammankallar och tar fram dagordning inför styrelsemöte – ligger på Ordförandens ”bord”.
  13. Medverkande vid tävling – Styrelsemedlemmar; Tävlingsansvarig tävlar inte. Skall man som styrelsemedlem tävla skall man ha med en vän/familjemedlem/bekant som kan ställa upp som funktionär/hjälp. Anpassa så att om det skall byggas eller ordnas dagen innan, att de som har närmast kan hjälpa till, detta för att undvika att ligga och köra många mil. Vid tävling skall det läggas en lapp i vindrutan på bilen så man kan ringa om hästen blir orolig. Lappen bör vara stor och hästägaren ombeds att ha mobilen på så det går att få fatt i vederbörande.
  14. Häst-nummer; Inför 2020 beslutas det att hästar skall tilldelas ett fast startnummer; Medlemmar 100-199.           Startande i Pay-klasserna 001-099.
  15. Cup och genomförande av denna; Poängsystem liknande det system som används vid Riks. Förslag på priser; Vandringspris, skål eller dyl. med gravyr. Jasmine kollar med bekant som gör gravyrer på glas vad det skulle kosta och om hon kan gravera vår logga.
  16. Poängjakten; Vi har beslutat att Poängjakten inte kommer att fortsätta. Istället kommer vi att ha utmärkelser såsom Årets Veteran, Årets OldieGoldie, Årets Funktionär, Årets Ridtravare. Årets Medlem kommer som vanligt att lottas fram på årsmötet 2021. Mer information kommer.
  17. Annie lägger ut information FB och hemsida om vårens tävlingar.
  18. Nästa möte – planering inför TRAB-tävling.










Konstituerande styrelsemöte


Landvetter 2020-02-16 (Bibbi Tränk)

                                           

 

 

Närvarande;  Anna-Karin Hjälm, Titti Rödbro, Bibbi Tränk, Jasmine Lind, Ingegerd Hyltse och Zofia Hyltse.

På mobil; Camilla Nilsson och Alexandra Hallgren.

  1. Mötet öppnas.
  2. Fastställande att mötet blivit utlyst i laga ordning.
  3. Val av ordförande av möte; Sittande
  4. Sekreterare; Bibbi Tränk
  5. Protokolljusterare; Titti Rödbro och Jasmine Lind
  6. Fastställande av dagordning är ok.
  7. Val av Vice ordförande; Agneta Lövgren
  8. Val av Sekreterare; Bibbi Tränk
  9. Val av Kassör; Titti Rödbro
  10. Firmatecknare; Anna-Karin Hjälm och Titti Rödbro
  11. Webbansvarig; Anna-Karin Hjälm och Jasmine Lind
  12. Suppleant och Ansvarig TR frågor; Camilla Nilsson
  13. Suppleant; Alexandra Hallgren
  14. Övrigt;

 

Kommande tävlingar


  • TRAB – 12 april 
  • Tömkörning – 10 maj 
  • Utställning – 24 maj – Levenebygdens Ridklubb
  • Nationaldagsdressyr – 6 juni, Landvetter RS – Domare Mia Litzén
  • Hoppning – 5 juli
  • Löshoppning – 23 augusti
  • DM TRAB – 6 september
  • DM Tömkörning – 27 september
  • DM Dressyr – 10 oktober
  • DM Hoppning – 8 november
  • Förslag på föreläsningar – Clinic, mm, mm; Excaträning 26 april (Camilla Nilsson).
  • Fotografer; förslag mottages – Zofia Hyltse hade 2 förslag och undersöker detta.
  • Flera nya sponsorer på gång, dessa skall bidra med priser på DM-tävlingar.
  • Finns ingen undre gräns för att lov att medverka på tävlingar, medhjälpare får vara med på Pay-klasser.
  • Reseersättning utgår med 18kr/mil för styrelsemedlemmar till och från styrelsemöten.
  • Preliminärt styrelsemöte i slutet av mars eller första söndagen i april.











Årsmöte


26 januari 2020


Göteborg Horse Park

 

 

  1. Närvarande; Anna-Karin Hjälm, Titti Rödbro, Bibbi Tränk, Matilda Ingemarsson, Tina Hjorth, Agneta Lövgren, Linnéa Liljedal, Elin Liljedal, Jasmine Lind, Elin Pihlblad, Jessica Jacobsson, Elsa Flygare, Ingegerd Hyltse, Alexandra Hyltse, Zofia Hyltse, Sofie Nordin, Andrea Gröndahl
  2. Mötet öppnas
  3. Fastställande att mötet blivit utlyst i laga ordning
  4.  Fastställande av röstlängd; 3 inte röstberättigade
  5. Val av ordförande av möte, Sittande
  6. Sekreterare; Bibbi Tränk
  7. Protokolljusterare; Titti Rödbro och Tina Hjorth
  8. Fastställande av dagordningen
  9. Föredragning av verksamhets och förvaltningsberättelse; Styrelsen har haft det tufft med att först en och sen ytterligare två styrelsemedlemmar avgick, de sistnämnda två av personliga skäl. Vår revisor, vilken valdes vid årsmötet 2019, sattes då in i styrelsen som ersättare. I augusti avgick ytterligare 2 styrelsemedlemmar, vilket innebar att styrelsen decimerades till 3 personer. Efter rådgörande med Förbundets ordförande fick vi tillåtelse att jobba vidare med enbart 3 styrelsemedlemmar. Detta har inneburit mycket jobb, många gånger i motvind, men vi lyckades trots allt dra runt de tävlingar som var planerade under hösten.

Under året 2019 har det genomförts tävlingar i Hopp, Dressyr, Tömkörning, Löshoppning, TRAB och en kombinationstävling (Töm/TRAB). Vi har också arrangerat två Utställningar med våra fina ridtravare.

Som nybörjare med styrelsearbete och viss avsaknad av den kunskap som behövs vid arrangerande av tävlingar, har en del misstag begåtts, något som vi får ta lärdom av inför 2020.

Stort tack till alla medlemmar som hjälpt till på tävlingarna, både som funktionärer och med kunskap! Utan ert stöd och er hjälp hade det varit svårt att genomföra tävlingarna – så vi hoppas på bra uppslutning även under 2020, både med funktionärer och med tävlande.

  10. Föredragning av Resultat- och balansräkning;

    • Under året har det gått åt mycket pengar för inköp av rosetter och priser. De rosetter vi har kvar, 284 st, uppgår till ett inköpsvärde av 10.815:-. Dessa kommer troligtvis räcka till under första halvan av året. Vi har dessutom en hel del priser kvar från inköp förra året: dessa kommer att användas under vårens tävlingar. Detta innebär att inga större inköp behöver göras, utan utgifterna kommer att stramas åt markant.
    • Vi hade 7.106:- på vårt konto per 2019-12-31 och tillsammans med rosetterna en tillgång på 17.921:-, plus värdet på de priser som köptes in under hösten 2019 (se inventarielista). I skrivande stund, 2020-01-27, finns det 9.555:- på föreningens konto.
    • Det har tryckts upp folders som lagts ut i butiker och vid event för att informera om Ridtravare i Väst, en kostnad som blev större än väntat då den första upplagan inte godkändes av en utav de som avgick. Nya blanketter fick tryckas, vilket medförde dubbla kostnaden för dessa.
    • Inför året 2020 kommer en budget sättas för vilka utlägg vi förväntas ha och vad vi kan spendera vid t ex tävling, denna budget skall följas till varje pris. Sponsorer av priser eftersöks, även sponsorer som kan vara med och sponsra hyra av anläggning och/eller domararvode.
    • Mycket av förberedelserna på tävlingsplatserna under hösten och för inköp av priser och tävlingsmateriel, krävde att två av tre styrelsemedlemmar fick köra många mil till och från anläggningar för banbygge mm och som funktionärer och tävlingsansvariga. För att få den personliga ekonomin att gå ihop, togs beslut om att milersättning skulle betalas ut. Den ersättningen är återbetald från båda parter.
    • Milersättning skall som tidigare år gälla för resor från och till styrelsemöten.
    • Ersättning till Ordförande och Kassör som brukar vara brukligt i en ideell förening, har inte betalats ut. Detta har beslutats sedan flera år tillbaka. 

   11. Förslag på aktiviteter förutom tävlingar under 2020; Clinic, Exca-träning, Studiebesök på Ale Häst SPA, Träning hos              Jessica Jacobsson, ” Jessica Jacobsson från travhäst till ridhäst” (FB), helg eller heldag. Förslag på aktiviteter och

         ”hitte-på” emottages gärna.

   12. Medlemsavgift 2021; Kvarstår med 200kr.

   13. Anna-Karin Hjälm återvald som ordförande 2020

   14. Styrelsemedlemmar; 5 ledarmöten och 2 suppleanter. 

         Jasmine Lind, Alexandra Hallgren; Agneta Lövgren och Camilla Nilsson har sagt ja till att bli styrelsemedlemmar, vid

         kommande konstituerande styrelsemöte, preliminärt den 8 februari, beslutas vem som tilldelas de poster som finns

         lediga.

   15. Val av revisor; Tomas Hyltse och Andrea Gröndahl som revisorssuppleant.

   16. Val till valberedning; Zofia Hyltse och Ingegerd Hyltse.

   17. Uteslutning av medlem efter manipulation av dressyrprotokoll; Information om förfarandet från förbundet.

   18. Ombud till förbundet; Anna-Karin Hjälm.

   19. Övriga frågor;

    • Elin Philblad; har ordnat en sponsrad anläggning för hopp och dressyr på Vara Hästsport klubbanläggning.
    • Föreläsningar och uppvisningar – stoltheten över att ha en ridtravare och vad man åstadkommit
    • Skrivelse önskas från förbundet med klara regler hur man uppför sig på sociala medier.
    • Ingegerd Hyltse; Tomas Hyltse åtar sig att hålla i caféförsäljning = vara fikaansvarig. Ingegerd tar upp Värdegrunden; vi skall bry oss om och stötta varandra, livet är för kort för att ödsla energi på konflikter och osämja.
    • Matilda; Stadgarna och TR skall följas. Vad som gäller för att tillgodoräkna sig poäng i Poängjakten måste ses över och förtydligas. Hästar har saknats på resultatlistor, vissa hästar ”försvinner” och står inte med – önskar tydligare information i listor om strykningar och vilka som inte kommer.
    • Vi pratar om vikten att sprida ut tävlingarna över distriktet. Förslag på anläggningar och priser.
    • Kommer Halland att starta ett eget förbund? Hur kommer de att arbeta, är vem som helst välkommen? 



         Mötet avslutas








Styrelsemöte


4 januari 2020


Alafors (Titti Rödbro)

     

 

Närvarande; Anna-Karin Hjälm, Titti Rödbro, Bibbi Tränk


  1. Annie hälsar välkommen och öppnar mötet.
  2. Fastställande att mötet i laga ordning har blivit utlyst.
  3. Ordförande för mötet; Annie Hjälm
  4. Sekreterare för mötet; Bibbi Tränk
  5. Protokolljusterare; Titti Rödbro
  6. Dagordningen fastställs.
  7. Rapport från kassör; Stabilt. Medlemsinbetalningar börjar rulla in.
  8. Delning av distrikt; Västra Götaland kommer att bli ett eget distrikt från januari 2020, en revidering av tidigare protokoll där detta beslut fattades på styrelsemöte den 4 augusti kommer att skickas in i dag enligt överenskommelse med Förbundet.
  9. Årsmöte; Mötet hålls den 26 januari (med reservation för ändrat datum) på Göteborgs Horse Park (Säve galopp),        kl 12.00.
  10. Mat på årsmötet; Olika pajer, sallad, dricka, kaffe och kaka.
  11. Valberedningen; Har kontaktat nya eventuella styrelsemedlemmar, väntar på info från valberedningen.
  12. Sponsorer; Ställa frågan till större företag om ekonomisk sponsring; bidrag till anläggningskostnad, domararvode, etc. Poängjakten; En del har kommit in, hoppas på att fler kommer in.
  13. Tävlingsplanering 2020; Planering av tävlingssäsongen pågår, Löpande information kommer på hemsidan och Facebook.
  14. Inventering av priser och rosetter på gång. 

 

Övrigt;

  • Att kontakta Förbundet om att få ett säkrare protokollsystem via dator med formula för att räkna ihop poäng (typ Equipe)
  • Kilanda marknad 21 maj (Kristi Himmelsfärds dag)
  • Clinic och föreläsningar; Förslag och förfrågan till medlemmar vad som skulle vara intressant.

 

Mötet avslutas.


Nästa möte; Årsmötet. den 26 Januari 2020.

 

 

 

 

  1.