Styrelsemötesprotokoll
Landvetter, 4 augusti 2019

 

 

Närvarande; Annie Hjälm, Titti Rödbro, Linda Johansson, Matilda Ingemarsson, Bibbi Tränk

1. Annie hälsar välkommen och öppnar mötet.
2. Fastställande att mötet i laga ordning har blivit utlyst.
3. Ordförande för mötet; Annie Hjälm
4. Sekreterare för mötet; Bibbi Tränk
5. Protokolljusterare; Titti Rödbro och Matilda Ingemarsson
6. Dagordningen fastställs.
7. Rapport från kassör; Inköp av rosetter och pokaler gjorda. Komplettering av rosetter till utställning behövs. Ekonomin i övrigt stabil.
8. Värdegrund; Funktionärer/styrelse – Håll en kamratlig och god ton mot varandra under tävling. Tillrättavisa men på ett gott sätt som inte uppfattas som störande inför de tävlande. Tråkigt när det blir fel och detta skall påpekas så det inte händer igen. Viktigt att vi jobbar mot samma mål.
   
9. Funktionärer; då det vid varje tävling fattas funktionärer måste vi be även de tävlande att ha någon med som kan rycka in och hjälpa till. Utan funktionärer = Ingen tävling, upprop på FB gruppen inför tävlingar med uppmaning om att det behövs för att kunna genomföra tävlingar.
   
10. Delning av distrikt; Annie har varit i kontakt med Maria Larsson på Ridtravarförbundet om hur vi går tillväga om vi vill bilda ett eget distrikt för Västra Götaland. Förslag om delning  togs upp den 14 april om att göra Västra Götaland till ett eget distrikt. På dagens möte beslutar vi att gå vidare med delning och begäran skickas till Ridtravarförbundet.
    
11. Sponsorer; Vi väntar på sponsorartiklar från ATG och AGRIA som utlovats tidigare.
    

         Ale Ridsport skänker 6 schabrak. Det finns en del priser från GetTheGallop och 4 st presentkort från Jennys                          HästHälsa. Det saknas en del små priser (borstar, grimskaft, godis mm).

   12. Kombinationstävling; Annie håller koll på rekvisita som behövs den 11/8. Titti fixar blomma till båda domarna. Pokaler            beställda. Priser finns. Bibbi printar ut anläggningskarta och startlista inför tävlingen. Första start kl 10.20,

         bangenomgång 10.00. Sekretariatet öppet från kl 9.00. Det fattas fortfarande funktionärer, vid dagens möte är det 4 till

         antalet, behövs minst 4 – 5 personer till. Fotograf har vi ingen i dagsläget.

    13. Utställningen; inte så många anmälda ännu men det är tid kvar så vi förväntar oss att kunna genomföra även denna

          med tillräckligt med anmälningar.

    14. Kommande tävlingar;

          DM Hopp 15 september Levenebygden = tävlingsansvariga Annie och Bibbi

          DM TRAB 28 september Färgelanda = tävlingsansvarig Annie

          DM TÖM 13 oktober Sjövik = tävlingsansvarig Titti

          DM Dressyr 26 oktober Tosseryd = tävlingsansvarig Bibbi

    15. Övrigt;

• Funktionärer/styrelsemedlemmar – LÄS PÅ Tävlingsreglemente inför tävling!
• Linda ber Titti skicka medlemslista att ha som underlag vid dragningarna till Månadens Medlem.
• Inför tävling önskvärt med möte helst 2 veckor innan för att säkerställa att allt är ordnat inför tävlingen. Skypemöte den 24 augusti innan utställningen den 31/8.

    16. Nästa möte beslutas om den 24:e på Skypemötet.

    17. Mötet avslutas.

Styrelsemötesprotokoll
Hökerum, 2 juni 2019

Närvarande: Anna-Karin (Annie) Hjälm, Titti Rödbro, Matilda Ingemarsson, Linda Johansson och
Bibbi Tränk på telefon.

1. Annie hälsade alla välkomna och öppnade mötet.

2. Fastställande att mötet blivit i laga ordning utlyst.

3. Annie sittande ordförande för mötet.

4. Linda är sekreterare för mötet.

5. Annie är protokolljusterare för mötet.

6. Dagordningen fastställs.

7. Rapport ifrån kassören som meddelar hur det ser ut med ekonomin samt utgifter.

8. Ett par avhopp ifrån styrelsen (av personliga själ). Dem som är kvar i styrelsen har beslutat att Matilda Ingmarsson får vikariera fram till årsmötet.

9. En anmälan har kommit in angående att en medlem känner sig felaktigt påhoppad ifrån en
annan medlem. Styrelsen ska bli bättre på att bemöta detta åt båda håll.

10. Uppföljning från genomförda tävlingar. Dålig uppslutning ifrån styrelsen. Några får göra
allt. Men överlag två väldigt trevliga och väl genomförda tävlingar. Några små incidenter men något
vi tagit till oss och förbättrar till nästa gång.

11. Vi behöver fler funktionärer för att genomföra tävlingar. Förslag på hur vi aktiverar
medlemmarna diskuterades.

12. Annie fortsätter att sköta mailen.

13. Annie kontaktar förbundet om hur vi går till väga med delningen

.
14. Fortstätter att kolla med olika företag om sponsring. Behöver ha fler sponsorer till DM.

15. Vistaprint ska användas om vi trycker upp fler grejer i framtiden. Inte aktuellt just nu.

16. Allt är klart och redo inför nationaldagsdressyren.

17. Diskuterades angående löshoppningen. Rosetter ska beställas omgående.

18. Kombinationstävlingen är bokad. Domare klara. Upplägget är på gång. Propositionen
skrivs inom det närmsta.

19. Utställningen i Kinnekulle är klar med anläggning och domare. 31 augusti.

20. Hoppdomare är det enda som är kvar att boka till alla DM. I övrigt så är alla DM klara och
bokade. Diskuterade om vi skulle ha en cup som involverar alla DM. Förslag på den ska tas fram.

21. Clinics avvaktar vi med iår.

22. Tävlingsanvarig/tävlingsledare och funktionärer MÅSTE bli bättre på TR. Läs på mer.

23. Vi kommer ej tillhandahålla med café på våra tävlingar om inte klubbarna själva håller i
det. Det är för mycket jobb och kräver för mycket folk till detta.

24. Titti och Annie berättar om en regnig dag på Kilanda marknad. En del folk var nyfikna och
visste inte om att vi fanns. Togs emot väl. Men det dåliga vädret gjorde att det var mindre folk
överlag på hela marknaden.

25. Under övrigt så diskuterades det om hurvida vi ska köpa in något tält eller ej. Bra för
domare på tävlingar vid utomhus för skydd mot väder och vind.

26. Nästa möte blir hos Bibbi 4 augusti kl. 14.00

27. Mötet avslutas

       Styrelsemötesprotokoll Färdsle, 14 april 2019

   

Närvarande: Anna-Karin (Annie) Hjälm, Live Stårbeck, Sofie Nordin, Titti Rödbro, Matilda Ingemarsson, Linda Johansson och Bibbi Tränk. Frånvarande: Michaela Vendelmo.

1. Annie hälsade alla välkomna.

2. Fastställande att mötet blivit i laga ordning utlyst.

3. Annie sittande ordförande för mötet.

4. Live är sekreterare för mötet.

5. Bibbi är protokolljusterare för mötet.

6. Dagordningen fastställs.

7. Förslag att vi ska vara mer synliga på Facebook samt att vi är mer aktiva på att synas i kläder med vår

logotype. Även att vara närvarande på olika marknader och visa upp oss på travtävlingar.

8. I dagsläget är det Annie och Titti som har hand om mailen – förslag på att alla ska vara delaktiga så

ansvaret delas upp.

9. Hemsidan är uppdaterad. Från och med April månad utses "Månadens Medlem" som presenteras på hemsidan samt får ett Diplom och är med i utlottning på nästkommande årsmöte om finare priser.

10. Angående medlemstidningen uppkom förslag på att ha en medlemsblogg istället.

11. Det har varit på tal om att dela Distriktet – vi beslutar att en delning skall ske. Detta tas upp som en

punkt på nästa möte.

12. Annie kontaktar olika företag angående sponsring av vår förening.

13. Live kollar upp material till plaketter/priser. Annie kollar upp tryckerier igen.

14. Tömkörning den 27 april; Linda och Annie har koll på den och nästan allt är klart.

Utställning den 19 maj; Linda och Annie har koll på den.

Nationaldagsdressyr den 6 juni; allt är klart inför denna tävling – Bibbi har ordnat domare och Café.

Prisrosetter till dessa tävlingar finns, även rosetter kvar sedan föregående år.

15. DM;

Hoppning – v 37

TRAB – v 39

Tömkörning – v 41

Dressyr – v 43

16. ÖVRIGA FRÅGOR

Tömkörningsclinics – frågan senareläggs då Michaela ej är närvarande på mötet.

Linda lägger fram ett förslag om att anordna en resa till Årjängs travbana och Nordiska travmuséum –

hon kollar vidare på detta.

Linda tar upp frågan om vi skall börja tacka våra funktionärer och domare med något – exempelvis

blommor/choklad.

Sofie tar upp frågan angående att det i Tävlings-TR står att startordning i tävlingar skall lottas – frågan

är om detta har följts på tidigare tävlingar under åren.

Vi tog även upp frågan om att vi måste se till att alla som är funktionärer blir bemötta på ett bra sätt.

Ingen skall bli illa bemött på våra tävlingar.

17. Zofia Hyltse är Ekipagekontrollant på Tömkörningen den 27 april.

18. Linda har ej fått något svar på sin fråga till förbundet angående tävlingsledarutbildning.

Även Annie har skickat mail till förbundet angående detta, hon har heller inte fått något svar från dem.

19. En Värdegrund är upprättad, återfinns på Hemsidan.

20. Nästa möte är hos Matilda i Hökerum den 2 juni, kl 14.00.

21. Mötet avslutades

                                            Styrelsemöte 190302, Kärra Gård

Närvarande: Anna-Karin (Annie) Hjälm, Live Stårbeck, Sofie Nordin, Titti Rödbro, Matilda Ingemarsson, Linda Johansson. På telefon Bibbi Tränk och Michaela Vendelmo

1. Mötet öppnas av Annie.

2. Fastställs att mötet blivit laga ordning utlyst.

3. Annie sittande ordförande för mötet.

4. Linda är sekreterare för mötet.

5. Live är protokolljusterare.

6. Dagordningen fastställs.

7. Diskuterades hur vi ska nå ut till mer folk. Förlag om att dela ut flyers, annonsera i hästsportsbutiker, travbanor. Försöka nå ut till lokaltidningar vid evenemang. Delta på loppisar samt marknader.

8. Facebookgruppen ändras mot en facebooksida för att lättare nå ut med information till personer som inte är medlemmar i en grupp.

9. Hemsidan ska ändras, ska bli lättare att hitta information och tydligare texter.

10. Vi diskuterade vilka sponsorer vi har stående och djurskyddsföreningen kvarstår även 2019. Övriga får vi fråga om, Annie sköter kontakt med sponsorer i första hand. Finns några företag som fortsatt vill sponsra men dom måste kontaktas åter igen.

11. Tryckeriet ska vi byta till ett annat. Live kollar på plåtar och eventuellt nytt tryckeri mer lokalt där flest styrelsemedlemmar bor.

12.

     -Utrensnings Tömkörning, April. Anläggning och domare kollas snarast av Linda. Skritt och       travprogam.

     -Utställning, Maj. Anläggning och domare kollas upp av Michaela. Årstad?

     -Nationaldagsdressyr 6juni på Landvetter är bokad med domare Mia Litzen. Program blir E:1, D:2, C:2, B:1 och A:1

     -Utställning, Skara trakten augusti/september. Domare Ylva Lindh, klar.

 

13. Dm diskuteras mer på nästa möte. Dock kollar Annie upp om Britt Hammar är tillgänglig till dressyren

14. Clincs, träningsevenemang övriga träffar, intresse ska kollas upp.

15. Ansvarig för poängjakten är Sofie.

16. Beslut om att på tävlingar i år kommer vi ha en ekipagekontrollant som kommer att kolla så att reglemente följs och slumpmässiga kontroller på utrustning och tävlingsområde kommer att ske.

17. Det upprättas en värdegrund. Vid olämpligt beteende på samtliga av våra tävlingar/träffar/under loggan kommer skriftlig varning att delas ut. Vid andra varningen innebär det uteslutning ifrån föreningen.

18. Under övriga frågor kom det upp önskan om att ha 2st tävlingkomitteer, en i västra götaland och en i halland.

Det kom även upp en fråga om att dela distriktet. Västra götaland för sig och Halland för sig.

Tävlingsledare behövs mer, förra utbildningen ej klar?

Dessa frågor tas upp på nästa möte.

19. Nästa möte är hos Live den 14 april kl 16.00

20. Annie avslutar mötet.

Årsmöteprotokoll 10 februari 2019, Årstad

 

1. Mötet öppnades av sittande ordförande Rebecka Christiansson.

2. Fastställande av att mötet blivit laga utlyst.

Enhälligt ja med undantag för vår hemsida.

3. Fastställande av röstlängd.

12 deltagare varav 10 röstberättigade

4. Val av ordförande för mötet.

Rebecka Christiansson

 

5. Val av sekreterare för mötet.

Michaela Vendelmo

6. Val av 2st protokolljusterare tillika rösträknare för mötet.

Bibbi Tränk och Anna-Karin Hjälm 

7. Fastställande av dagordning.

Ja

8. Föredragande av verksamhets- och förvaltningsberättelse.

Uppläst och godkänd enligt bilaga.

9. Föredragande av resultat- och balansräkning för verksamhetsåret 2018.

Uppläst och godkänd enligt bilaga.

10. Föredragande av revisionsberättelse.

Godkänd av tillförordnad revisor Titti Rödbro.

11. Fastställande av balans- och resultaträkning.

I god ordning och godkänd av tillförordnad revisor Titti Rödbro och revisorassistent Peter Andersson

12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.

Enhälligt ja.

13. Fastställande av medlemsavgift för 2020.

Medlem 200:-

Stödmedlem 100:-

Familjemedlemskap avslutas.

14. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter.

Inom ramen för det i 17§, 3:e stycket angivna antalet;

Ordförande

3 ledamöter

2 suppleanter

15. Val av ordförande.

Till ordförande under 1 år valdes enhälligt Anna-Karin Hjälm.

16. Val av ledamöter och suppleanter.

Enligt 17§, 3:e stycket valdes;

Michaela Vendelmo, Vice ordförande 2 år

Linda Johansson, Ledamot/Webbansvarig 2 år

Live Stårbeck, Ledamot/Sekreterare 1 år

Titti Rödbro,  Ledamot/Kassör 2 år

Bibbi Tränk, Suppleant 1 år

Sofie Nordin, Suppleant 1 år

17. Val av revisor/suppleant

Matilda Ingemarsson

18. Val av valberedning.

Emma Lindskog sittande till nästa årsmöte.

19. Resultat och prisutdelning i poängjakten 2018.

1.Rebecka Christiansson 75p

2.Camilla Nilsson 69p

3.Agneta Lövgren 61p

4.Matilda Ingemarsson 56p

5.Bibbi Tränk 38p

6.Jessica Jakobsson 38p

7.Michaela Vendelmo 26p

8.Sofie Nordin 23p

9.Filippa Tönsgård 6p

20. Övriga frågor.

Undersök vad som gäller angående hyra av anläggning i Levene.

Tävlingsledare - några medlemmar genomgick en teoretisk utbildning på förbundets årsmöte förra året. Därefter skickades uppföljningsfrågor ut, vilka besvarades av en del. Sen har ingenting hänt, kontakt ska tas med förbundet om ytterligare utbildning.

21. Årsmötets avslutande.

Avtackning av Rebecka Christiansson, Eva Christiansson, Helene Lundin och Carina Johansson (ej närvarande) för gott jobb i sina uppdrag för styrelsen.